Gouvernance et suivi de projets

La gouvernance collaborative :

À des fins de collaboration et de partenariats fructueux, des échanges réguliers entre la Métropole Aix-Marseille-Provence et les structures permettront d’appréhender l’activité du service confié, d’identifier d’éventuelles problématiques et/ou difficultés de la structure (dialogue de gestion).

Pour cela, un interlocuteur unique devra être désigné par structure.

Plusieurs fréquences de rencontre seront prévues :

• 1 fois par an : bilan d’activités et financier ;
• 2 à 4 fois par an : sur demande de l’une ou l’autre des parties pour l’analyse et bilan des indicateurs fixés d’un commun accord dans la convention.

Le suivi qualitatif de la mission par la structure :

La structure devra utiliser le logiciel métier OSIS déployé par la Métropole pour le suivi terrain des politiques de proximité.

Des codes d'accès seront fournis à chaque structure et une formation sera effectuée.

Cet outil de suivi permet aux usagers de signaler les dysfonctionnements. Chaque signalement la concernant devra être pris en charge, résolu puis clôturé par elle.

Le suivi de l’activité de la structure :

Des informations devront être communiquées à la Métropole par la structure dans le cadre du dialogue de gestion, de façon obligatoire et trimestrielle, principalement sous la forme d'indicateurs et permettant le suivi des objectifs du(des) projet(s) mis en œuvre par elle et notamment sur la collecte, le tri et le réemploi.

Ces indicateurs seront à transmettre à la Métropole à partir d’un modèle de fiche type fourni en annexe 5.

Le suivi administratif et financier du projet :

Dans le cadre du présent AAP, la structure accepte également de se soumettre à tout contrôle administratif, technique ou financier, sur pièces et/ou sur place, y compris au sein de leur comptabilité, effectués par la Métropole Aix-Marseille-Provence ou tout autre cabinet de conseil mandaté à cet effet.

Il devra, dans ce cadre, présenter aux agents du contrôle tous documents et pièces établissant la réalité, la régularité et l'éligibilité des dépenses encourues.